Osastoa
Vuorovaikutustaidot digiaikakaudella näkyvät pienissä käytännön tilanteissa: ymmärtääkö vastaanottaja viestin tarkoituksen, pääseekö etäosallistuja keskusteluun ja tietääkö työryhmä, mitä kokouksessa päätettiin? Välineen käyttäminen on vasta osa taitoa. Yhtä tärkeää on kuunnella, selventää ja sopia yhteisistä toimintatavoista.
Digitaalinen yhteydenpito ei ole automaattisesti kasvokkaista kohtaamista huonompaa tai parempaa. Sopiva kanava riippuu asiasta ja osallistujista. Tässä oppaassa tarkastellaan viestejä, etäkokouksia, oppimista ja luottamuksen rakentamista käytännön valintojen kautta.
Valitse kanava asian, ei pelkän tottumuksen mukaan
Lyhyt tilannetieto voi sopia yhteiseen viestikanavaan, harkintaa vaativa ehdotus kirjalliseen valmisteluun ja monimutkainen ristiriita rauhalliseen keskusteluun. Älä edellytä, että vastaanottaja ymmärtää kiireellisyyden pelkästä kanavasta tai viestin pituudesta.
Sopikaa, missä asioista keskustellaan ja mihin päätökset tallennetaan. Jos sama kysymys leviää sähköpostiin, pikaviestimeen ja kokousmuistioon, joku voi toimia vanhan tiedon varassa. Yksi sovittu paikka lopulliselle päätökselle auttaa erottamaan keskustelun ja voimassa olevan ohjeen.
Kiireellinen asia tarvitsee sovitun yhteydenottotavan. Tavallinen viesti ei takaa, että toinen näkee sen heti. Toisaalta jokainen asia ei vaadi puhelua tai kokousta: anna vastaanottajalle aikaa perehtyä silloin, kun välitöntä vastausta ei tarvita.
Kirjoita niin, ettei vastaanottajan tarvitse arvata
Aloita viestin tarkoituksesta. Kerro, onko kyse tiedoksiannosta, kysymyksestä, palautteesta vai päätöspyynnöstä. Lisää tarvittava tausta, mutta erottele se selvästi varsinaisesta pyynnöstä.
Esimerkiksi pelkän ”Miltä tämä näyttää?” -kysymyksen sijaan voit kirjoittaa: ”Voitko tarkistaa luonnoksen aikataulun torstaihin mennessä? Tarvitsen kommentin erityisesti kahteen viimeiseen vaiheeseen.” Vastaanottaja tietää silloin, mitä häneltä odotetaan ja missä ajassa.
Tarkista ennen lähettämistä nimet, päivämäärät, linkin käyttöoikeudet ja mahdolliset liitteet. Jos viesti sisältää useita tehtäviä, erottele ne luettavasti. Pitkä tekstimassa tai epäselvä viittaus ”siihen aiempaan” tekee yhteistyöstä turhaan vaikeaa.
Tarkista tulkinta ennen johtopäätöstä
Tekstistä puuttuvat monet äänenpainot ja eleet. Lyhyt vastaus voi tuntua tylyltä, vaikka kirjoittaja olisi vain kiireinen. Älä päättele toisen motiiveja pelkän välimerkin, viiveen tai emojin perusteella.
Jos viesti jää epäselväksi, sano oma tulkintasi ja pyydä tarkennusta: ”Ymmärsinkö oikein, että määräaika muuttui?” Tämä on eri asia kuin vastata heti syytöksellä. Myös omaa epäselvää viestiä voi korjata suoraan ilman pitkää puolustelua.
Kuunteleminen näkyy verkossa esimerkiksi siinä, että vastaat toisen varsinaiseen kysymykseen ja annat tilaa täsmennykselle. Videoyhteys voi välittää ilmeitä, mutta se ei takaa ajatusten tai tunteiden oikeaa tulkintaa. Tarvittaessa kysy sen sijaan, että arvaat.
Etäkokous tarvitsee tavoitteen ja osallistumistavan
Kerro etukäteen, mitä kokouksessa on tarkoitus saada aikaan ja mihin osallistujien kannattaa perehtyä. Jos tarkoitus on vain välittää tieto, kirjallinen yhteenveto voi olla kokousta toimivampi. Päätöstä tai yhteistä ratkaisua varten taas tarvitaan mahdollisuus keskustella.
Sopikaa alussa puheenvuoroista, chatin käytöstä ja siitä, kuka kokoaa päätökset. Vetäjän kannattaa huomata myös hiljaisemmat osallistujat ja etäyhteyden viiveet. Kysy mielipidettä niin, että vastaamiseen jää aikaa eikä osallistujan tarvitse kilpailla puhetilasta.
Kameran käyttöä ei pidä tulkita yksiselitteiseksi kiinnostuksen mittariksi. Yhteys, ympäristö, saavutettavuus tai yksityisyys voivat vaikuttaa siihen, miten osallistuja pystyy toimimaan. Sopikaa tarkoituksenmukaisista vaihtoehdoista, kuten äänestä, chatista tai ennakkoon annetusta kommentista.
Päätä kokous yhteenvetoon: mitä sovittiin, kuka tekee mitä ja milloin asiaan palataan? Anna mahdollisuus korjata väärinkäsitys. Pelkkä pitkä keskustelu ei vielä tarkoita yhteistä päätöstä.
Digitaalisessa oppimisessa osallistuminen pitää tehdä mahdolliseksi
Uudessa ympäristössä on vaikea keskittyä sisältöön, jos ei tiedä, mistä puheenvuoro pyydetään tai mihin tehtävä palautetaan. Näytä keskeiset toiminnot ja anna tilaisuus kokeilla niitä. Älä oleta, että nuori osaa kaikki opiskelun tai työelämän välineet siksi, että hän käyttää puhelinta sujuvasti.
Tarjoa erilaisia tapoja osallistua: puhe, lyhyt kirjallinen vastaus tai etukäteen valmisteltu kysymys voivat palvella eri tilanteita. Kerro myös, miten apua saa. Tekninen ongelma ei ole sama asia kuin haluttomuus oppia.
Katriina Räisäsen vuoden 2019 YAMK-opinnäytetyössä ”Digitaidot nuorten toimijuuden tukena” kokeiltiin digitaitovalmennusta Vamos Helsingin starttityöpajan nuorten kanssa. Tavoitteena oli tukea nuorten toimijuutta. Kyse oli rajatusta kehittämistyöstä, ei kaikkia nuoria koskevasta näytöstä tai lupauksesta, että tietty alusta ehkäisee syrjäytymisen.
Työyhteisön pelisäännöt vähentävät turhaa arvailua
Sopikaa vastausajoista, tavoitettavuudesta ja siitä, milloin keskittymistä ei keskeytetä. Esimerkiksi viestin lähetys illalla ei itsessään kerro, odotetaanko vastausta silloin. Selkeä käytäntö on parempi kuin vaatimus lukea toisten ajatuksia.
Erottakaa tehtävän tila ja ihmisen ominaisuudet toisistaan. ”Tarvitsen tämän osuuden ennen seuraavaa vaihetta” kertoo yhteistyön tarpeesta. ”Et koskaan vastaa” taas yleistää ja voi siirtää keskustelun pois ratkaistavasta asiasta.
Oona Jakobssonin ja Salli Kokkisen vuoden 2019 pro gradu -tutkielmassa ”Johtamisen ja johtajuuden digitalisaatio – kohti virtuaalista johtajuutta?” tarkasteltiin OP Ryhmän esihenkilöiden kokemuksia. Haastatellut kokivat rutiinitehtävien automatisoinnin vapauttavan aikaa ihmisläheiseen johtamiseen. Tämä kuvaa kyseisten haastateltujen näkökulmaa, ei kaikkien organisaatioiden toteutunutta ajansäästöä.
Mediakasvatuksessa harjoitellaan myös vastuuta toisista
Verkkokeskustelussa kannattaa erottaa oma mielipide, tulkinta ja tarkistettavissa oleva tieto. Ennen jakamista katso, mistä väite on peräisin ja mihin tilanteeseen se liittyy. Kuvakaappaus tai lyhyt katkelma voi jättää olennaisen asiayhteyden pois.
Sopikaa, mitä keskusteluista, kuvista tai osallistujien tiedoista saa jakaa eteenpäin. Suljetussa ryhmässäkin viesti voidaan kopioida. Kokouksen tallentamisesta ja aineiston käytöstä tulee kertoa ja noudattaa oman organisaation sekä palvelun asianmukaisia käytäntöjä.
Tekoäly voi auttaa muotoilemaan tekstiä, mutta lähettäjä vastaa viestinsä sisällöstä. Tarkista nimet, väitteet ja sävy ennen lähettämistä. Älä siirrä luottamuksellista aineistoa palveluun, jonka käyttöä ja tietojen käsittelyä ei ole hyväksytty kyseiseen tarkoitukseen.
Huomioi kieli, kulttuuri ja erilaiset osallistumistarpeet
Sama lyhenne, huumori tai epäsuora pyyntö ei avaudu kaikille samalla tavalla. Kirjoita keskeinen asia selkeästi ja selitä erikoistermit tarvittaessa. Älä kuitenkaan päättele yksittäisen ihmisen viestintätapaa hänen taustastaan: kysy, millainen tapa toimii hänelle.
Kansainvälisessä ryhmässä sopikaa aikavyöhykkeistä ja määräaikojen merkintätavasta. Varaa aikaa perehtymiseen silloin, kun yhteinen työkieli ei ole kaikkien vahvin kieli. Kirjallinen yhteenveto auttaa palaamaan asiaan myöhemmin, mutta senkin tulee olla ymmärrettävä.
Saavutettavuus voi tarkoittaa esimerkiksi luettavaa aineistoa, selkeää rakennetta, tekstivaihtoehtoa tai toimivaa tapaa osallistua ilman videota. Kysy tarpeista ajoissa ja testaa käytäntöjä käyttäjien kanssa. Yhden toiminnon olemassaolo ei vielä takaa koko palvelun saavutettavuutta.
Luottamus rakentuu sovituista teoista
Vastaa siihen, minkä lupasit selvittää, ja kerro ajoissa, jos aikataulu muuttuu. Tuo esiin epävarmuus ja korjaa virheellinen tieto. Digitaalinen alusta voi tehdä yhteistyön näkyväksi, mutta luottamus ei synny pelkästä yhteisestä sovelluksesta.
Työryhmän keskinäinen luottamus ja yhteiskunnallinen luottamus ovat eri tasoisia ilmiöitä. Yhden nuorten kehittämishankkeen tai organisaatiohaastattelun perusteella ei voi päätellä vaikutusta koko yhteiskuntaan.
Ajatuspaja Vision vuonna 2021 julkaisemassa ”Ihmislähtöinen ja kestävä digitalisaatio” -taustaselvityksessä korostetaan yhdenvertaista, turvallista ja perusoikeuksia kunnioittavaa digitaalista toimintaympäristöä. Se tarjoaa yhteiskunnallisen näkökulman, ei mittaustulosta yhden viestintätyökalun vaikutuksesta luottamukseen.
Käsittele ristiriita ennen kuin viestiketju pitenee
Jos sama asia ymmärretään toistuvasti eri tavoin, pysähtykää määrittelemään ongelma. Mikä tapahtui, mikä vaikutus sillä oli ja mitä seuraavaksi tarvitaan? Sopikaa tarvittaessa rauhallinen keskustelu sen sijaan, että lisäätte yhä uusia vastaanottajia kärjistyvään ketjuun.
Keskustelun jälkeen kirjatkaa ratkaisu ja avoimet kysymykset. Jos kyse on häirinnästä, epäasiallisesta kohtelusta tai turvallisuudesta, käytä asianmukaista ilmoitus- ja tukikanavaa. Kaikkea ei pidä jättää kahden osallistujan kesken ratkaistavaksi.
Vuorovaikutustaitoja voi harjoitella yhdessä pienesti. Valitkaa yksi käytäntö, esimerkiksi selkeä päätösyhteenveto tai viestin tarkoituksen kertominen heti alussa. Kysykää myöhemmin, helpottiko se työtä, ja muuttakaa käytäntöä palautteen perusteella. Tavoitteena ei ole viestiä enemmän, vaan ymmärtää paremmin, mitä toinen tarkoittaa ja mitä yhdessä tehdään.
