Osastoa
Ajankäytön hallinta ei tarkoita jokaisen minuutin täyttämistä. Sen tarkoitus on tehdä työn määrä ja tärkeimmät tehtävät näkyviksi, varata tekemiselle realistinen aika ja tunnistaa tilanteet, joissa kaikkea ei voi hoitaa yhtä aikaa. Hyvä suunnitelma sisältää myös siirtymät, tauot ja tilaa muutoksille.
Kiire ei aina johdu henkilökohtaisista toimintatavoista. Liian suuri työmäärä, ristiriitaiset tavoitteet tai jatkuvat keskeytykset voivat vaatia yhteisiä ratkaisuja. Ajanhallinnan keinoja kannattaa siksi käyttää oman arjen tukena, ei mittarina sille, kuinka paljon ihmisen pitäisi pystyä venymään.
Selvitä ensin, mihin aika kuluu
Seuraa muutaman tavanomaisen työpäivän aikana tehtäviä, kokouksia, viestejä ja siirtymiä. Tarkoitus ei ole kirjata jokaista sekuntia, vaan tunnistaa toistuvat kuormituskohdat. Erota suunniteltu työ siitä, mitä päivän aikana tuli lisää, ja merkitse tehtävät, jotka jäivät kesken.
Tarkastele havaintoja ilman syyllistämistä. Oliko alkuperäinen suunnitelma mahdollinen? Kuluiko aikaa tarpeelliseen asiakaspalveluun, epäselvien ohjeiden selvittämiseen vai tehtävästä toiseen palaamiseen? Kaikki kalenterissa näkymätön työ ei ole hukkaa, vaikka se vaikeuttaisi ennustamista.
Niina Ruotsalaisen opinnäytetyössä tarkasteltiin kuuden samassa organisaatiossa työskentelevän esihenkilön ajankäyttöä haastattelujen avulla. Se on rajattu esimerkki ajankäytön kartoittamisesta, ei yleinen näyttö tietyn menetelmän tuottavuusvaikutuksesta. Omassa työssä hyödyllinen seuraava askel on yhdistää ajankäytön havainto konkreettiseen muutokseen.
Erota tärkeä tehtävä kiireelliseltä näyttävästä pyynnöstä
Kirjaa tehtävälle tavoite, määräaika ja se, mitä viivästymisestä seuraisi. Kiireellinen viesti ei automaattisesti ole tärkein työ. Työterveyslaitoksen priorisointiohje auttaa erottamaan tärkeyden ja kiireellisyyden toisistaan.
Valitse päivälle rajattu määrä olennaisia tehtäviä. Yksi vaativa kokonaisuus voi täyttää suuren osan työajasta, joten kaikille sopivaa tehtävämäärää ei ole. Muotoile työ seuraavaksi tekemiseksi: raportin valmistelun sijasta voit kirjata esimerkiksi aineiston tarkistamisen tai ensimmäisen luvun luonnostelun.
Jos kaksi tärkeää tehtävää kilpailee samasta ajasta, selvitä järjestys työn tavoitteista vastaavan henkilön kanssa. Pelkkä oma tehtävälista ei ratkaise ristiriitaisia odotuksia. Kysy, kumpi tehdään ensin ja mitä muuta siirretään, kun uusi työ otetaan vastaan.
Varaa kalenteriin myös varsinainen tekeminen
Kokousten lisäksi kalenterissa tarvitaan aikaa valmistelulle, keskittymistä vaativalle työlle ja jälkitoimille. Arvioi tehtävän kesto aiempien kokemusten perusteella ja jätä liikkumavaraa. Jos täytät koko päivän etukäteen, pienikin muutos voi siirtää kaiken muun.
Aikavaraus ei yksin suojaa työrauhaa. Sovi tarvittaessa, milloin olet tavoitettavissa ja miten kiireellinen asia tuodaan tietoon. Kaikissa tehtävissä keskeytyksetöntä aikaa ei voi järjestää samalla tavalla, joten suunnitelman on sovittava työn luonteeseen.
Päivän lopuksi tarkista, mikä jäi tekemättä ja miksi. Siirrä tehtävä tietoisesti uuteen ajankohtaan tai muuta sen laajuutta sen sijaan, että kopioisit saman ylipitkän listan seuraavalle päivälle. Toistuva viivästyminen on tieto suunnitelman ongelmasta, ei automaattisesti merkki huonosta itsekurista.
Rajaa uusia sitoumuksia ymmärrettävästi
Kun saat uuden pyynnön, selvitä sisältö, määräaika ja tarvittava työ ennen lupausta. Voit kertoa, mitä ehdit nykyisillä resursseilla ja mikä edellyttäisi muiden tehtävien siirtämistä. Selkeä rajaus auttaa enemmän kuin epämääräinen lupaus yrittää kaikkea.
Kieltäytymisen sijasta ratkaisu voi joskus olla rajatumpi toimitus, myöhempi ajankohta tai toinen tekijä. Kaikkia tehtäviä ei kuitenkaan voi vain siirtää pois omalta vastuulta. Työrooli, sovitut velvollisuudet ja vastaanottajan mahdollisuudet on huomioitava.
Pitkittyvää kuormitusta ei pidä yrittää ratkaista pelkästään tehokkuutta lisäämällä. Ota työmäärä ja tavoitteet puheeksi esihenkilön tai muun vastuuhenkilön kanssa. Jos jaksaminen tai terveys huolestuttaa, tilanteeseen kannattaa hakea asianmukaista tukea.
Kokeile työjaksoja ja taukoja oman työn mukaan
Aikarajattu työjakso voi helpottaa aloittamista ja rajata yhtä tehtävää. Pomodoro-tekniikan tunnetussa perusmuodossa työskennellään 25 minuuttia ja pidetään lyhyt tauko. Se on kokeiltava menetelmä, ei kaikille tai kaikkiin töihin sopiva optimaalinen rytmi.
Valitse jaksolle yksi selkeä tavoite ja kirjaa lopuksi, mihin jäit. Jos työ edellyttää pidempää yhtäjaksoista keskittymistä tai määräytyy asiakkaiden tarpeista, sovita rytmi siihen. Ajastin ei saa syrjäyttää työn turvallisuusvaatimuksia tai sovittuja taukokäytäntöjä.
Tauolla voi vaihtaa asentoa, liikkua tai irrottautua hetkeksi tehtävästä. Taukojen tarkoitus on tukea palautumista, ei vain saada ihminen tekemään enemmän. Ne eivät yksin ehkäise kaikkia kuormitusongelmia tai korvaa kohtuullista työmäärää ja riittävää lepoa.
Pidä työn ja muun elämän rajat näkyvinä
Kirjaa työajan ulkopuoliset sitoumukset yhtä realistisesti kuin työtehtävät. Siirtymät, arjen hoitaminen ja lepo tarvitsevat aikaa, vaikka ne eivät tuottaisi valmista suoritetta. Vapaa-ajan ei tarvitse muuttua toiseksi tehokkuusprojektiksi.
Sovi työn tavoitettavuudesta ja viestien käsittelystä silloin, kun se on mahdollista. Jos työn ja muun elämän ristiriita jatkuu, tarkastele myös työn järjestelyjä ja käytettävissä olevaa tukea. Tasapaino ei synny automaattisesti kalenterin värikoodeista tai paremmasta sovelluksesta.
Vähennä tarpeetonta tehtävästä toiseen vaihtamista
Usean asian samanaikainen aloittaminen voi käytännössä tarkoittaa jatkuvaa vaihtamista niiden välillä. Kokeile vaativassa tehtävässä yhden asian tekemistä kerrallaan ja sulje sellaiset ilmoitukset, joita et työn kannalta tarvitse. Huomioi silti tehtäväsi edellyttämä tavoitettavuus.
Kirjaa mieleen tuleva muu tehtävä myöhempää käsittelyä varten sen sijaan, että siirtyisit siihen heti. Jos työ keskeytyy, lyhyt muistiinpano seuraavasta askeleesta voi helpottaa palaamista. Tavoitteena ei ole poistaa kaikkea vuorovaikutusta, vaan vähentää tarpeettomia katkoja.
Myös sähköpostille voi kokeilla sovittuja käsittelyhetkiä, jos työn luonne sallii sen. Viestien niputtaminen ei sovi tilanteeseen, jossa niiden jatkuva seuraaminen kuuluu tehtävään. Erota kiireellisten asioiden kanava tavallisesta tiedonvaihdosta ja sovi käytäntö yhdessä muiden kanssa.
Valitse työkalu tehtävän, ei ominaisuuslistan mukaan
Kalenteri sopii aikaan sidottuihin varauksiin, tehtävälista seuraaviin tekoihin ja yhteinen projektityökalu työnjaon näkyväksi tekemiseen. Sama tieto ei välttämättä tarvitse paikkaa kaikissa kolmessa. Valitse mahdollisimman selkeä kokonaisuus, jonka ylläpito ei vie enemmän aikaa kuin se säästää.
Google Calendar on esimerkki kalenteripalvelusta, Trello ja Asana tehtävien tai projektien hallinnan työkaluista ja RescueTime ajankäytön seurantaan suunnatusta palvelusta. Focus.music, aiemmin Focus@Will, tarjoaa keskittymisen tueksi suunnattua musiikkia. Ne ovat vaihtoehtoja eri tarpeisiin, eivät yleispätevä parhaiden sovellusten lista tai lupaus paremmasta suorituskyvystä.
Sähköpostityökaluista Boomerang ja Spark ovat esimerkkejä viestien käsittelyn tueksi tarjottavista palveluista. Unroll.Me ei palveluntarjoajan ilmoituksen mukaan ole saatavilla EU- ja ETA-alueen asiakkaille. Tarkista ennen käyttöönottoa nykyinen saatavuus, tarvittavat ominaisuudet, hinta ja käyttöoikeudet; vanha sovelluslista ei yksin riitä valintaperusteeksi.
Työssä käytettävän palvelun pitää sopia myös organisaation tietoturva- ja tietosuojakäytäntöihin. Älä siirrä asiakkaiden tai työyhteisön tietoja uuteen työkaluun vain oman kokeilun vuoksi. Selvitä hyväksytty käyttötapa ja tiedon käsittely ennen käyttöönottoa.
Delegoi niin, että työn vastaanottaja voi onnistua
Delegointi ei ole vain tehtävän siirtämistä eteenpäin. Sovi tavoite, työn rajaus, määräaika, tarvittavat tiedot ja se, milloin etenemisestä keskustellaan. Varmista vastaanottajan osaaminen ja käytettävissä oleva aika; oman kiireen siirtäminen toisen ylikuormaksi ei ratkaise kokonaisuutta.
Kerro myös, missä asioissa tekijä voi päättää itse ja milloin tarvitaan hyväksyntä. Selkeä vastuu ja sopiva tuki voivat vähentää edestakaista selvittelyä. Tarkista lopuksi sovittu tulos, älä pelkästään sitä, että tehtävä on merkitty valmiiksi.
Hyödynnä oppimateriaaleja tavoitteet ja näyttö erottaen
Erasmus+ UNWIND -hankkeen tavoitteena oli kehittää nuorten työssä olevien ja työnhakijoiden stressin- ja uranhallintataitoja. Hankekumppanin kuvauksessa painotetaan verkko-oppimateriaaleja ja työelämässä tarvittavia taitoja. Kyse on hankkeen tarkoituksesta, ei näytöstä siitä, että aineisto parantaisi jokaisen käyttäjän ajankäyttöä tai takaisi uralla etenemisen.
Oppimateriaalia käyttäessä valitse yksi omaan tilanteeseen liittyvä kysymys ja kokeile siihen sopivaa toimintatapaa. Arvioi vaikutusta käytännössä ja pidä tarvittaessa tauko menetelmästä, joka lisää vain seurattavaa työtä. Ajanhallinnassa hyödyllinen väline palvelee tekemistä, ei päinvastoin.
Tee viikoittainen tarkistus ja muuta yhtä asiaa
Katso viikon lopuksi, mitkä tehtävät etenivät, mikä jäi odottamaan ja mikä muutti suunnitelmaa. Päätä seuraavalle viikolle yksi korjaus: tarkempi tehtävän rajaus, väljempi kalenteri, yhteinen priorisointikeskustelu tai selkeämpi vastuunjako. Kaikkia menetelmiä ei tarvitse ottaa käyttöön yhtä aikaa.
Ajankäytön hallinnan onnistumista ei tarvitse mitata vain tehtävien määrällä. Olennaista on, että tärkeä työ etenee, odotukset ovat realistisia ja myös palautumiselle jää tilaa. Jos sama kuormitus jatkuu suunnittelusta huolimatta, seuraava ratkaisu voi olla työn määrän tai järjestelyjen muuttaminen, ei entistä tiukempi aikataulu.
